繁忙期に連日かかってくる問い合わせ電話は、急いで切らずに、社名や連絡先、担当者名はもちろんのこと、どんな会社で、どんな荷物が出るのか、どこに届けるのかなど、しっかり情報収集します。この情報は、あなたの会社の「新規見込み客候補リスト」になります。
　さて、このリストを活用するのは、翌年１月です。これらのリストの見込み客に対して、セールスレターを発送するのです。セールスレターといっても、「初めまして、私は、○○市で運送業をしている～」という、いつもの新規向けレターの内容ではありません。レターの内容は謝罪です。「○○さま、△△です。先日は、お問い合わせいただき、ありがとうございました。せっかくお問い合わせいただいたのに対応できずに、すみませんでした」という内容の謝罪レターを発送します。

　前回の電話で、担当者名も聞いていますから、レターは担当者宛に名前入りで出すことができます。これで、レターを読んでもらえる確率が一気に上がります。もちろん、運賃表などの営業ツールも、いつものようにしっかり同梱します。
　この「謝罪レター」は、新規向けに発送する通常のレターに比べると、平均して３倍以上も反応率が高くなります。
　すでに一度、あなたの会社に電話をしてくれている相手にとって、あなたの会社は「知っている会社」になります。ましてや、名指しで手紙が届くのですから、見ず知らずの運送会社から届くＤＭとは、開封率・精読率・そして反応率の全てが圧倒的に高くなるわけです。
　ところが、もしも繁忙期に電話をもらったときに、「対応できないんですー、すみません」と言って、何も聞かずにそのまま電話を切ってしまっていたとしたら、次回につなげることができません。レターを出すときも、「知らない会社」として「初めまして」というスタンスでアプローチするしかないというわけです。
　それでは、問い合わせ電話に対する対応マニュアルを、事務所にいる全員に周知して、早速、今日から、来年の荷主候補集めを開始してください。