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  • ブログ・高橋 久美子

    第317回:言葉の力だけで業務の生産性を向上させる方法

    2016年3月28日

     
     
     

     3月の繁忙期を忙しく過ごされている方が多いと思います。そこで今回は、忙しい業務の生産性を一気に向上させるための「ToDoリストの書き方」について話したいと思います。
     「ToDoリスト」とは、「やることリスト」のことです。ご存じの方も多いと思いますが、私が会社に出勤するのは1年のうち3日くらいです。したがって、スタッフとのやりとりはメールやLINEだけになります。しかし、スタッフが今日、どんな業務に取り組んでいるのかは毎日のメールのやり取りで把握できます。
     毎朝、それぞれのスタッフが出勤後「今日やること」を箇条書きにしてメールで私に配信します。この「やること」の書き方には生産性を上げるために、いくつかのルールを設けています。


     例えば、今日の仕事の中に、新たに印刷業者を探して印刷を依頼しなければならないとします。その際、ToDoリストには何と書きこむべきでしょうか。
     「印刷業者を探す」。これではダメです。うちの会社ではToDoリストに「探す」と書くのを禁止しています。なぜなら、こう書いてしまったとたんに「探す」ことが目的になってしまうからです。1日の終業時に今日のToDoができたかどうかチェックしたとき、「探す」と書かれていると「探した」だけで評価が「○」になります。
     業者を決定できても、できなくても、「探した」ので、今日すべき仕事はクリアしたというジャッジが下ります。そして自動的に、明日の仕事に持ち越しになるわけです。
     それでは、何と書くべきでしょうか。
     ○「印刷業者の候補を3社選ぶ」
     ○「選んだ3社に見積もり依頼をかける」
     このように、必ず結果が得られるような書き方をします。そうすることで、私たちの脳みそは書かれたことを目指します。同じ理由で、「準備する」とか「~について話し合う」なんていうのも意味のないToDoなので禁止すべきです。言葉の力ってほんとにすごいです。ToDoリストの書き方を変えるだけで生産性が大きく変わるので、ぜひ、意識してみて下さいね。

     
     
     
     
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  • 筆者紹介

    高橋 久美子

    あなたの会社が儲かっていない本当の理由
    規制緩和により、夢大きく独立開業した運送会社の社長たち。その社長さんたちが、規制緩和後の業界環境の変化により、今、とても厳しい状況に立たされています。経営不振の影響によるメンテナンスの不備も懸念され、それが引き起こす悲惨な交通事故も、連日ニュースで報道されています。このような危機的状況を受け、中小規模運送会社の根本的な経営改善と救済を目的として発足したのが、私たち「全国中小規模運送会社 経営改善推進委員会」です。

    全国中小規模運送会社 経営改善推進委員会

     
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