長引く荷動きの低迷で燃費向上をはじめとするコスト削減に注力する運送事業者は多いが、 意外と経費がかかっているオフィスでのコスト抑制に目を向ける経営者は少ない。荷主や協力会社との配車のやりとりにかかる電話やＦＡＸの通信費は必要経費と考え、手をつけていない運送事業者が大半だが、最近にわかに話題になっているのが「インターネットＦＡＸ」だ。
　代表的なサービスとして、ＮＴＴコミュニケーションズの「０５０グリーンＦＡＸ」が既存のＦＡＸにかかる費用を大幅に抑えられるサービスとして、先進的な企業で導入が始まっている。電話とＦＡＸが欠かせない運送事業に大きなインパクトを与える新世代のＦＡＸについて調べた。

　「０５０グリーンＦＡＸ」は、専用の「０５０ＩＰ電話番号」を使い、パソコン上でＦＡＸを送受信できるサービス。ランニングコストは格安で、月額利用料は１０５０円。インターネットにつながるパソコンがあれば、すぐに利用を始められる。ＦＡＸ用の電話回線は不要で、もちろんＦＡＸ機器も使用しない。導入に伴い、相手先に余計な依頼や手間を掛ける必要はなく、従来通りＦＡＸしてもらうだけ。
　ＦＡＸやパソコンに保存されたWord、Excel、PowerPoint、PDFなどの日常的に利用頻度の高い電子ファイルをそのままＦＡＸとして送信することもできる。従来のＦＡＸのように受信したものをすべて紙で出力することがなく、送信のために原稿を印刷することも不要になるため、用紙やインク代などのコストを大幅に削減できる。

　インターネットＦＡＸというと難しい印象を抱くかもしれないが、メール感覚でＦＡＸを簡単に送受信できるのが最大の特徴だ。
　通信コストは一般加入電話への送信の場合、全国一律で３分８.４円。ＦＡＸの送信にはコストがかかっており、例えば、横浜ー大阪は８４.０円／３分、東京ー横浜では３１.５円／３分かかる。３分は用紙４枚の送信にかかる時間だ。「０５０グリーンＦＡＸ」では、それが８.４円になる。ロケーションに縛られず、北海道と沖縄でのやりとりであっても、同額でＦＡＸできるのが強みだ。
　物流業界では、全国各地の傭車先とのＦＡＸでのやりとりもかなりのコストが発生しているが、同サービスを活用すれば自社だけでなく、送受信先もコスト削減が可能。荷主への提案時に、「通信コストの削減」として盛り込むこともできる。
　月２４日稼働で１日１３件送信（月間で約３００件）する場合、かかるコストは一般加入電話ではＦＡＸ通信料が７１９２.５円(区域内外への発信)、プリント費用が約７５００円、加入電話利用料が２６２５円で計１万７３１７.５円。
　これを「０５０グリーンＦＡＸ」にすると、ＦＡＸ通信料２５２０円、月額利用料１０５０円の３５７０円で済み、なんと月額で約８０％ものコストカットとなる（約１万４０００円）。
　小規模のオフィスでも月額１万円は抑制できる可能性が高いが、低く見積もっても年間で１０万円の削減は、運送事業の利益率を考えれば１０００万円相当の売り上げに匹敵する。知る人ぞ知るコスト削減術と言える。
　特に難しい作業や設定が必要なく、これまで通りの作業手順で運用できることも大きい。言うなれば、ＦＡＸ機器から紙が出てくるのか、メールに送られてくるのかの違いだけ。ユーザーに話を聞くと、『使ってみると想像以上に便利。なぜ、これまで知らなかったのか』と不思議がられることも多いという。
　なお、車番やドライバーの連絡先など、手書きの用紙を送りたい場合は、パソコンとつながったコピー機やスキャナーで用紙を取り込めば容易に送信できる。また、デジカメで撮影して画像を送れば、より手間がかからない。
　同サービスは電話回線が不要なため、番号の追加も簡単。１回線ごとにかかる１０５０円の月額利用料だけで、営業所ごとや荷主別に番号を設定できる。これまで営業所ごとに置いていたＦＡＸ機器も不要になり、本社で一括して管理することが可能。荷主ごとに専用のＦＡＸ番号を設定することで、受注ミスも減らすことができる。
　社長自身がハンドルを握っている事業者や軽貨物事業者では、「車内がオフィス」というケースも多いが、ＦＡＸを受信したことをメールで確認できる同サービスを活用すれば配送依頼への迅速な対応が可能になり、機会損失を防げる。自宅に置いているＦＡＸ機を家族にチェックしてもらう必要もなくなる。
　現在、初期費用（１０５０円）と２か月分の月額利用料（２１００円）が無料となるお試しキャンペーンを展開中。（２０１１年３月３１日申込み分まで）。
◎関連リンク→　http://www.ntt.com/bizit/camp/050fax/